Perhatikan 5 Hal Penting Ini Saat Memesan Ruang Meeting Di Hotel

Meeting di luar kantor, bahkan di luar kota saat ini sudah bukan hal yang aneh bagi banyak perusahaan. Bahkan mereka mengatur hal tersebut secara rutin seperti 6 bulan sekali atau setahun sekali. Meeting sambil bersantai ini biasanya dengan memesan tempat penginapan atau hotel yang disesuaikan dengan jumlah peserta. Seperti tempat meeting di Puncak, Bogor yang cukup populer bagi perusahaan di wilayah Bogor dan sekitarnya. 

Daerah Puncak dipilih karena udaranya yang segar dan pemandangannya yang indah. Sangat cocok untuk menyegarkan pikiran dari kepenatan akibat pekerjaan. Seperti halnya di Puncak, beberapa daerah pun menjadi langganan bagi perusahaan yang ingin mengadakan meeting di luar kota seperti daerah Malang, Jawa Timur misalnya.

Jika saat ini Anda sedang mencari lokasi meeting dan berniat memesan ruang meeting di hotel, ada 5 hal penting yang wajib Anda perhatikan agar meeting berjalan dengan lancar, yaitu :

1. Waktu

Waktu meeting usahakan tidak berbenturan dengan meeting dari perusahaan lain. Meski ruangan berlainan, namun suasana yang riuh atau hotel yang terlalu penuh dapat menciptakan ketidaknyamanan. Diskusikan dengan pihak hotel kapan waktu kosong yang tepat untuk perusahaan Anda mengadakan acara di sana.

2. Fasilitas

Pastikan Anda membuat daftar fasilitas yang Anda perlukan dan diskusikan dengan pihak hotel. Apakah papan tulis tersedia? Air minum diberikan? Bagaimana dengan sound systemnya, apakah berfungsi dengan baik? Teliti dengan detil untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

3. Harga dan biaya tambahan

Pastikan harga yang diberikan sudah jelas tertera dalam perjanjian pemesanan termasuk biaya-biaya tambahan yang akan dibebankan. Jangan sampai setelah selesai acara, biaya membengkak dan jauh melampaui anggaran yang ditentukan perusahaan.

4. Konfirmasi pemesanan

Jika Anda memesan tempat meeting di luar kota, seperti memesan tempat meeting di Puncak, Bogor misalnya, lakukan konfirmasi pesanan berulang kali. Jangan remehkan sebuah konfirmasi, karena banyak kejadian meeting atau seminar gagal dilaksanakan akibat kesalahan tanggal dan waktu.

Setelah Anda memesan, konfirmasikan pesanan beberapa kali, hingga tiba hari dimana meeting akan dilaksanakan. Kesalahan mungkin saja terjadi, sehingga untuk menghindarinya lakukan konfirmasi berulang-ulang.

5. Akomodasi

Jika meeting membutuhkan waktu beberapa hari dan berlokasi di luar kota, Anda perlu membicarakan pemesanan kamar hotel untuk para peserta meeting dan tamu. Pastikan kamar hotel cukup untuk semua orang dan pastikan pula fasilitas dalam kamarnya memadai.

Memesan hotel untuk acara meeting di luar kota, seperti memesan tempat meeting di Puncak yang populer saat ini, sepertinya terlihat sederhana. Namun jika Anda salah melakukannya, dapat menyebabkan seluruh acara gagal. Gunakan beberapa tips di atas untuk dapat membantu Anda secara maksimal.